Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde [FECHA]. Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26). Al final encuentras el aviso de privacidad corto que acompaña a cada formulario del sitio.

Responsable

[RAZÓN SOCIAL] (DKODING), NIT [NIT], domicilio en Medellín, Colombia, dirección [DIRECCIÓN], teléfono +57 300 286 7104.

Correo para ejercer tus derechos sobre tus datos (habeas data): [CORREO DE HABEAS DATA, por ejemplo datos@dkoding.net].

Qué datos tratamos, para qué y por cuánto tiempo

Base de datos	Datos	Finalidades	Conservación
Prospectos y leads	Nombre, correo, celular, empresa, sitio web, servicio de interés y lo que escribas en el cotizador o los formularios	Responder tu solicitud, preparar y enviar cotizaciones, hacer seguimiento de esa solicitud	[2] años desde el último contacto, salvo que te vuelvas cliente
Clientes	Datos de contacto, NIT o cédula, datos de facturación, servicios contratados, pagos e historial	Ejecutar el contrato, facturar, cobrar, prestar soporte, avisar renovaciones y cumplir obligaciones legales y contables	Mientras dure la relación y [10] años más, por las obligaciones contables y tributarias
Soporte y tickets	Nombre, correo, celulares, empresa, mensaje y archivos adjuntos	Atender y resolver el ticket, medir los tiempos de respuesta y mejorar el servicio	[3] años desde el cierre del ticket
Solicitudes de llamada y WhatsApp	Nombre, celular y conversación	Devolver la llamada o responder el mensaje	[1] año, salvo que genere un ticket, un lead o un contrato
Boletín y publicidad	Nombre y correo o celular	Enviar novedades, contenido y ofertas de DKODING, solo con una autorización aparte	Hasta que revoques la autorización
Visitantes del sitio	Dirección IP, navegador, dispositivo, páginas vistas y datos de cookies	Seguridad del sitio y, si lo aceptas, analítica de uso. Ver la Política de cookies	Según cada cookie
Proveedores	Datos de contacto y de pago	Contratar, pagar y cumplir obligaciones legales	Mientras dure la relación y [10] años más

Datos que tratamos por encargo de nuestros clientes

Cuando alojamos el sitio de un cliente, guardamos sus copias de seguridad o administramos sus herramientas, podemos tener acceso a datos de los usuarios de ese cliente. En esos casos DKODING es encargado y el cliente es el responsable.

Tratamos esos datos solo según las instrucciones del cliente y para el servicio contratado.
Firmamos con el cliente un contrato de transmisión de datos.
Las copias de seguridad se conservan 6 quincenas (unos 3 meses) y luego se borran automáticamente.
Las credenciales de acceso de los clientes se guardan cifradas, con acceso restringido y registro de cada uso. Se eliminan en máximo [30] días después de terminado el servicio.

Datos sensibles y de menores

No pedimos datos sensibles (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, entre otros). Si llegaras a darlos, no estás obligado a hacerlo y no condicionamos ningún servicio a ello.
Te pedimos no adjuntar documentos de identidad ni información de salud en los tickets. Si llegan, los eliminamos y te pedimos otra vía.
Nuestros servicios son para mayores de 18 años. No recolectamos a sabiendas datos de niños, niñas o adolescentes.

Tus derechos

Como titular puedes:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Consultar gratis tus datos al menos una vez cada mes calendario.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho el trámite con nosotros.

Cómo ejercer tus derechos

Escribe a [CORREO DE HABEAS DATA] o abre un ticket en soporte con el tipo «Servicio al cliente». Indica tu nombre, tu documento, lo que pides y un medio para responderte.

Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, borrar, revocar o denunciar un incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 8 días hábiles más.
Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta tuya, se entiende que desististe.
Mientras el reclamo esté en trámite, el dato queda marcado «reclamo en trámite» desde los 2 días hábiles siguientes a recibirlo.

Área responsable de atender estas solicitudes: [ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS].

Autorización

Te pedimos autorización antes de recolectar tus datos, en cada formulario y con una casilla que debes marcar tú. Guardamos la prueba: fecha, hora, formulario y versión del texto que aceptaste.

El boletín y la publicidad tienen su propia autorización. Si no la das, igual podemos atender tu solicitud.

Proveedores y transferencias internacionales

Nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (transmisión), con contratos que los obligan a proteger la información:

Proveedor	Para qué	Dónde
[PROVEEDOR DEL SERVIDOR DEL ADMIN, por ejemplo DigitalOcean]	Servidor del sistema interno	Estados Unidos
Cloudflare	Publicación del sitio, seguridad, verificación anti-bots y almacenamiento de copias	Red global ([REGIÓN DE LAS COPIAS])
Google	Analítica del sitio y correo	Estados Unidos y otros
Meta (WhatsApp Business)	Mensajería	Estados Unidos y otros
[PROVEEDOR DE CORREO TRANSACCIONAL]	Envío de correos del sistema	[PAÍS]
[PROVEEDOR DE HOSTING, por ejemplo Banahost]	Alojamiento de sitios	[PAÍS]
[PROVEEDOR DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL]	Apoyo en la redacción de respuestas y contenidos, con revisión humana y sin credenciales ni datos sensibles	[PAÍS]

Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. Para los demás países usamos contratos con cláusulas de protección.

No vendemos tus datos.

Seguridad

Usamos cifrado en tránsito (HTTPS) y, para credenciales y copias, cifrado en reposo.
El acceso es restringido, con doble factor de autenticación para el equipo y registro de actividad.
Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a ti.

Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Las bases de datos se conservan por los plazos de la tabla de la sección «Qué datos tratamos».

Si la cambiamos de forma sustancial, te avisamos antes de aplicar el cambio. Si cambia la finalidad del tratamiento, te pedimos una nueva autorización.

Aviso de privacidad

Este es el texto corto que acompaña a cada formulario del sitio y al pie de página. Tiene el contenido mínimo que exige la ley: quién es el responsable, para qué se usan los datos, los derechos del titular y dónde está la política completa.

Aviso de privacidad. [RAZÓN SOCIAL] (DKODING), NIT [NIT], con domicilio en Medellín (teléfono +57 300 286 7104, correo [CORREO DE HABEAS DATA]), tratará los datos que nos des en este formulario para responder tu solicitud y, si contratas, prestar el servicio y facturarlo. Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y revocar tu autorización escribiendo a [CORREO DE HABEAS DATA]. Consulta la Política de tratamiento de datos personales y sus cambios en dkoding.net/politica-de-privacidad.

Versión para WhatsApp, enviada como respuesta automática al primer mensaje:

Hola, gracias por escribir a DKODING. Usaremos tu número y lo que nos cuentes solo para atender tu solicitud. Tus derechos y nuestra política de datos: dkoding.net/politica-de-privacidad